Перевод на дистанционную работу может показаться сложным неискушенному работодателю и напугать сотрудника. На самом деле нужно потратить несколько минут, чтобы разобраться в тонкостях новых правил и законов – после этого вы с легкостью сможете управлять штатом (как работодатель) или отправляться на удаленку в качестве сотрудника.
Что нужно знать
Перевод сотрудников на удаленку очень заинтересовал многих работодателей и работников в период 2020 года – времени пандемии, коронавируса, самоизоляции и карантинных мир. Все больше компаний сокращают офисный штат и переводят сотрудников на дистанционный формат труда, некоторые работодатели просто обязаны принять подобные меры. Например, на территории Москвы действует Указ мэра, предписывающий перевод на удаленную работу минимум тридцати процентов сотрудников – это без учета лиц, старше 65 лет и лиц, страдающих от хронических заболеваний.
Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «Об удаленной работе» вступил в силу с первого января 2021 года. Что это значит для нас? Теперь в российском Трудовом кодексе дистанционная работа приравнивается к обычному формату профессиональной деятельности, со своей спецификой – но все-таки на законодательном уровне.
По согласию сторон
В текущих обстоятельствах возможен перевод на дистанционную работу по инициативе работника – при условии согласия работодателя. Позже мы отдельно поговорим о случаях, когда согласие сотрудников не требуется.
Если работник хочет перейти на новый формат отношений (а компания не против), нужно оформить отношения документально. При этом разрывать старый трудовой договор не обязательно: сейчас расскажем подробнее.
Как перевести сотрудника на удаленную работу: краткий алгоритм.
- Работник составляет заявление с просьбой о переводе на дистанционную деятельность;
- Работодатель ставит на заявление визу – теперь нужно заключить дополнительное соглашение к существующему трудовому договору;
- После этого выпускается приказ о переводе на удаленную работу, с которым работник должен ознакомиться под роспись;
- Ответственный за кадровые движения сотрудник вносит информацию в личную карточку и делает отметки в табеле рабочего времени (вносить информацию в трудовую книжку не нужно).
Заявление на перевод на удаленную работу ничем не регламентировано – пишется в свободной форме, но включает в себя:
- Должность и ФИО обеих сторон (представитель компании и сотрудник);
- Основания для перевода на дистанционный формат;
- Сформулированную просьбу о переходе и дату, с которой он планируется;
- Характер перехода – постоянный или временный (эти понятия закреплены в новом ФЗ);
- Дату и подпись.
Приказ о переводе на дистанционную работу выпускается в форме локального акта, используемого в компании. Документ должен быть зафиксирован в соответствующем журнале.
Есть два варианта, как оформить перевод на удаленную работу:
- Оформление трудового договора на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев;
- Оформление дополнительного соглашения к действующему трудовому договору на постоянной основе или на срок до шести месяцев (периоды дистанционной/ стационарной деятельности можно чередовать).
Аналогично заявлению о переводе на дистанционную работу, унифицированной формы допсоглашения не существует! Документ составляется на усмотрение кадровой службы, но должен содержать следующие данные:
- Реквизиты трудового договора, к которому выпущенное допсоглашение будет прилагаться;
- Место и дата составления документа;
- Подробная информация о сторонах, участвующих в трудовом договоре;
- Данные о том, какие пункты ТД будут изменены (и каким образом);
- Указание на переход к дистанционной деятельности;
- Форма взаимодействия, режим работы, предоставляемое оборудование и программное обеспечение;
- Формат оплаты расходов, понесенных работников в связи с исполнением трудовой функции;
- Период заключения дополнительного соглашения;
- Изменение состава должностных обязанностей (если оно планируется);
- Реквизиты и подписи сторон
Образец допсоглашения для перевода на дистанционную работу из-за коронавируса или по иной причине, можно посмотреть тут.
Если вы идете другим путем и составляете новый трудовой договор с новым сотрудником, дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу не понадобится. Просим обратить внимание на существенное изменение в правилах – человек, впервые вступающий в трудовые отношения, оформляемый на дистанционный формат работы, должен получать СНИЛС самостоятельно. В обычных условиях за него это делает компания-работодатель.
Советуем посмотреть полезное видео:
Как перевести работника на удаленную работу, становится понятно! Теперь рабочие отношения переходят в дистанционный формат – обмен документами становится электронным.
Про электронную подпись
Для некоторых документов должна использоваться квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная или неквалифицированная) ЭЦП работника:
- Трудовой договор и соглашения к нему;
- Договор о материальной ответственности;
- Ученические договоры.
Приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу доводится до его сведения в иной форме – при очном присутствии на месте выполнения трудовой функции.
При обмене другими документами ЭЦП не нужна, закон не регламентирует формат взаимодействия – можно отправлять через корпоративный портал, электронную почту, мессенджер… Порядок и форма устанавливаются уполномоченным лицом в организации, но обязательно фиксируются в локальном нормативном акте.
Прежде чем организовывать перевод на удаленку, необходимо тщательно изучить новые правила, вступившие в силу первого января. Мы подробно писали о нововведениях в Трудовом кодексе, касающихся дистанционной работы – учтите все важные пункты, прежде чем осуществлять перевод.
Что говорит закон о переводе беременных на удаленку? Согласно рекомендациям Министерства труда и социальной защиты, в первую очередь на дистанционную работу нужно переводить беременных женщин, а также родителей или опекунов с малолетними детьми (дети в возрасте до четырнадцати лет или дети-инвалиды в возрасте до восемнадцати лет), инвалидов, лиц возраста 65 лет и старше.
Принудительный перевод
Перевод сотрудника на дистанционную работу может осуществляться в принудительном порядке – только в некоторых случаях, определенных Трудовым кодексом РФ.
Принудительно отправить сотрудника работать вне офиса можно при наличии основания для перевода на дистанционную работу:
- Катастрофы природного и техногенного характера;
- Производственные аварии;
- Несчастные случаи на производстве;
- Пожары, наводнения, землетрясения, эпидемии;
- Исключительные случая, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения/ его части.
Перевод работника на дистанционную работу является временным, происходит по инициативе работодателя или в случае принятия соответствующего решения органами государственной власти на определенный период наличия данных обстоятельств.
Согласие сотрудника не требуется, но работодатель должен:
- Обеспечить сотрудников компании (работающих по договору ГПХ) необходимым оборудованием, программными средствами, средствами защиты информации;
- Или компенсировать расходы на оборудование и средства, имеющиеся в распоряжении сотрудника;
- Возместить расходы, связанные с исполнением трудовой функции дистанционно;
- Провести обучение применению оборудования или программных/ защитных средств.
Перевод сотрудников на удаленную работу, носящий принудительный характер (по инициативе работодателя), не требует внесения изменений в трудовой договор. По окончанию периода наличия определенных обстоятельств, работодатель должен обеспечить сотруднику возможность вернуться к привычному режиму выполнения трудовой функции.
Важно! Специфика работы, выполняемой на стационарном рабочем месте, не позволяет осуществить принудительный временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя или если работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием и ПО? Ответа на вопрос, как перевести работника на дистанционную работу, нет. В таких случаях сотрудник не будет выполнять свою трудовую функцию – при этом время простоя оплачивается.
Оформление перевода сотрудника на дистанционную работу при наступлении обстоятельств непреодолимой силы должно соответствовать определенным правилам, соответствующим части 9 статьи 312 Трудового кодекса Российской Федерации. В частности, работодатель обязан принять локальный нормативный акт о временном переводе, включающий в себя:
- Указание на обстоятельство принудительного характера (перечислены выше), послужившее причиной перехода на дистанционный формат труда;
- Список работников, временно переводимых на удаленку и срок действия подобного решения;
- Порядок обеспечения сотрудников оборудованием, программным обеспечением, средствами связи и защиты информации, а также порядок выплаты компенсации за использование сотрудниками собственного оборудования и порядок возмещения денежных средств, потраченных на выполнение трудовой функции;
- Порядок организации режима рабочего времени (включая установление периода взаимодействия и отдыха), а также способ взаимодействия и сроки предоставления работниками отчетов о выполненной работе.
Дополнительно можно включить иные положения – мы перечислили самые основные. В свою очередь, работник должен быть ознакомлен с описанным выше локальным нормативным актом – и подтвердить достоверным способом его получение.
Порядок составления положения о переводе на дистанционную работу не нормирован законом, поэтому можно воспользоваться свободной формой (но не забудьте указать информацию, согласно требованиям, приведенным выше). Пример составления локального акта можно посмотреть тут.
Зная, как перевести сотрудника на дистанционную работу правильно, можно сэкономить много сил и времени – советуем заранее ознакомиться со всеми изменениями законодательства!
