Матрица Эйзенхауэра пользуется огромной популярностью во всем мире не просто так – это действительно отличный инструмент управления временем и задачами. Многие из нас пользуются техникой, даже не подозревая о ее существовании! Пора заполнить пробелы – читайте о принципе, которым пользовался президент США. Кстати, вы уже видели нашу подборку книг по тайм-менеджменту.
Немного истории
Матрица Эйзенхауэра, как легко догадаться, получила название по фамилии своего создателя. Дуайт Эйзенхауэр родился 14 октября 1890 года в бедной религиозной семье. В 1910 он поступил в Вест-Пойнт, так как мечтал о военной карьере, а уже в 1918 году получил чин подполковника. Правда отправиться на Первую мировую не успел, но нашёл своё место в военном министерстве.
Затем началась Вторая мировая – тогда он стал полковником и начальником одного из штабов, после чего получил массу лестных отзывов от генералов, с которыми служил. После – занял пост начальника отдела военного планирования, командовал американскими силами в Британии. Стал знаменит именно на конференции, проходившей по этому поводу.
Полковник сделал очень много для победы над нацистами, непосредственно участвовал в процедуре подписания акта о капитуляции Германии. В чине генерала он вышел в отставку и стал президентом Колумбийского университета. Далее было создание американской ассамблеи, командование объединенными вооруженными силами НАТО и американскими военными силами в Европе во время Корейской войны, что подтолкнуло Дуайта к политике.
Этот путь привел к тому, что 20 января 1953 года прошла инаугурация и бывший военный стал 34-м президентом в истории США, набрав на выбора 55,2% голосов избирателей. Свое кресло он занимал до 1961 года.
К чему эта небольшая историческая справка? Она лишь доказывает, что матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов действительно работает – вряд ли человек, достигший таких впечатляющих успехов, мог пользоваться бесполезным, не работающим методом.
Суть принципа
Матрица Эйзенхауэра интуитивно понятна и проста – она появилась (по легенде) из таких слов бывшего президента: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная – срочной».
Человек, достигший высот в военной карьере, ставший президентом огромной страны, явно умел быстро принимать решения, расставлять приоритеты правильно и ориентироваться в огромном потоке дел, событий и задач. Именно поэтому матрица приоритетов Эйзенхауэра работает – сейчас она доступна совершенно любому человеку. Более того, ее эффективность и удобство оценили многие. Даже спустя несколько десятков лет метод пользуется популярностью в работе и повседневной жизни.
Существует много различных мобильных приложений для тайм-менеджмента. Мы сделали обзор самых функциональных, читайте здесь.
В чем же суть? Представьте четыре квадранта – на каждом из них последовательно напишите одну фразу:
- Срочно и важно;
- Важно, но не срочно;
- Не важно, но срочно;
- Не важно и не срочно.
На этих четырёх квадрантах базируется целая матрица распределения задач Эйзенхауэра. Общую суть можно уловить уже сейчас: по четырём направлениям вам придётся распределить текущие дела и задачи – это даст толчок к желанной продуктивности.
Слышали о проблемах с целеполаганием? Вы наверняка сталкивались с подобными трудностями, если вам знакомо следующее описание:
- Вы постоянно трудитесь и почти не чувствуете ног от усталости;
- Количество дел никак не уменьшается, хотя вы практически не отвлекаетесь от списка задач;
- Никакого удовлетворения от процесса и результата вы не получаете, вы будто белка в колесе. В конце дня вас ждёт лишь усталость, а в дальнейшем – выгорание.
Матрица Эйзенхауэра как инструмент тайм-менеджмента поможет решить проблему сизифова труда. Вспоминайте древнегреческий миф, в котором Сизиф катил камень по склону горы вверх, но за несколько сантиметров до конца тот срывался назад – и все повторялось снова.
Вам нужно научиться расставлять приоритеты и правильно ставить цели – тогда вы перестанете винить себя за плохо сделанную работу и будете получать удовольствие от каждого дня. Сколько начнёте успевать – сейчас даже сложно представить.
Заполняем матрицу
Распределение дел по матрице Эйзенхауэра занимает четыре квадранта – как правило, по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной – срочность выполнения. Это не строгое правило, вы можете руководствоваться другими соображениями и менять квадранты местами.
По матрице Эйзенхауэра, важное и срочное лежит в квадранте А, далее В – не срочно, важно, затем С (не важно, но срочно) и D – не срочно и не важно. Вы не можете просто произвольно вносить любые дела в четыре квадрата таблицы! Стоит придерживаться определенного принципа.
Самый большой квадрант в матрице Эйзенхауэра – это сектор В. Именно здесь стоит сосредоточить основное количество дел, задачи в других секторах рекомендуется сводить к минимуму.
Пройдёмся по каждому квадранту, чтобы понять, какие задачи стоит вписывать.
1.А
Первый квадрант матрицы Эйзенхауэра – «Сделайте это немедленно». Сюда попадают только «горящие» дела:
- Выполнение или невыполнение может повлиять на здоровье и жизнь (собственные или окружающих);
- Невыполнение может поставить под угрозу достижение цели;
- Имеют жёсткие сроки и грозят серьёзными проблемами в будущем (в случае неисполнения).
Планирование по матрице Эйзенхауэра подразумевает, что этот квадрант лучше оставлять пустым. Реальность такова, что в секторе будут появляться задачки – но их стоит свести к минимуму.
2.B
Как говорилось выше, самый важный сектор, где находится подавляющее большинство дел. Иными словами, «Решите, когда вы это можете сделать».
Стратегическая часть матрицы включает в себя важные задачи, которые мы можем делать без спешки. Уделите им максимум своего внимания, выполняйте максимально эффективно и увидите, как работает матрица времени Эйзенхауэра. Отсутствие срочности не означает отсутствия дедлайна!
3.C
В эту часть попадают задачки, которые можно делегировать другим людям. По сути, они лишь отвлекают от достижения поставленной цели, могут возникать внезапно и мешают сосредоточиться.
Простой пример – это телефонные звонки или рутинные электронные письма. Очень легко спутать с вопросами сектора А, поэтому стоит быть особенно внимательным. Без проблем отдавайте их другим, ведь личного присутствия дела не требуют.
4.D
Матрица Эйзенхауэра позволяет написать напротив проектов из списка D – «Сделайте это позже». Парадокс, но именно в последнем квадранте располагаются самые любимые и лучшие дела. Ведь гораздо приятнее послушать музыку и ответить на сообщения в соцсетях, нежели выполнять рабочие проекты.
Хорошая новость – отказываться от отдыха не нужно. Плохая новость – все развлечения придётся отложить, пока не будут закрыты важные или рабочие вопросы. Начинайте бороться с прокрастинацией!
Вот что еще нужно знать о том, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра: присвойте каждому квадранту цвет. Красный для срочных дел, Б-сектор можно выделить жёлтым, С – зеленым, а последний квадрант – серым или синим.
Хотим посоветовать хорошее приложение Notion. В нём удобно вести дела и записывать идеи.
Давайте посмотрим на простой пример матрицы Эйзенхауэра. Приводим лишь несколько базовых дел и распределяем их по секторам:
- А – запись на приём к врачу;
- B – подготовка рабочего проекта, чтение рабочих писем;
- C – вызов сантехника;
- D – поход в кино, выбор подарка на день рождения другу.
Уже на примере распределения дел в матрице Эйзенхауэра видно, что воспользоваться этим простым инструментом может каждый – обычный человек или руководитель крупной компании… Не имеет значения! Вы научитесь быстро распределять задачи по спискам, а значит – повысите эффективность, поймёте основы планирования и избавитесь от ступора, когда не понимаете, с чего вообще начать штурм огромной горы дел.
Мы рекомендуем вам скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра здесь и потренироваться – сначала может быть сложно, но стоит начать! Все обязательно получится.
Как определить важность задачи
Мало понимать, в чем заключается суть матрицы Эйзенхауэра – нужно научиться бегло оценивать дела и распределять их по спискам. Мы же не хотим бесконечно сидеть над квадрантами, лучше сосредоточиться на выполнении?
Задайте себе вопросы:
- Если я отложу задачу, она потеряет актуальность?
- У меня возникнут проблемы или я упущу возможность?
Так определяется срочность. А теперь такие вопросы:
- Насколько это соответствует моей цели?
- Это важно для меня?
Теперь мы узнали и важность. Переходим к приоритетности:
- Могу ли я отложить дело?
- Насколько этот пункт важен для меня, моих целей и ценностей?
Готово – ваш проект отправляется в нужный квадрант!
В один сектор лучше не добавлять более восьми пунктов. По мере выполнения можно пополнить квадрант, но делать это не желательно. По крайней мере, в начале.
Достоинства и недостатки
По сути, для приложений для матрицы Эйзенхауэра масса – это любой планировщик задач, например, Trello или Todoist. Вам подойдёт сервис, в основе которого лежит система канбан.
Просто создайте четыре доски, озаглавьте их соответственно названиям квадрантов и заполняйте задачами. Рекомендуем отдельно оставить список входящих дел, чтобы не возникали трудности с сортировкой.
Важно! Организация и технология применения матрицы Эйзенхауэра дадут плоды, если вы отделите личные задачи от рабочих. Создайте разные проекты в приложении, не путайте «личное с публичным».
А теперь несколько слов о недостатках этой системы:
- Чрезмерная упрощённость. Разумеется, в жизни существуют и другие градации, степени измерения важности и срочности (не только четыре квадранта). Можно забыть о множестве оттенков и начать упрощать все дела – даже в частной жизни;
- Не учитываются другие факторы. Не всегда важность и срочность являются определяющими – здесь стоит полагаться на собственную интуицию;
- Слишком много отдано на откуп интуиции. Человеку со слаборазвитым аналитическим мышлением будет трудно быстро и грамотно распределить дела. Отсюда может возникать путаница;
- Бывает тяжело. Первыми придётся выполнять дела срочные, важные, они не всегда приятны нам – отсюда следует нежелание работать вообще. Потребуется психологическая устойчивость.
Вы же хотите знать плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра? О недостатках поговорили, переходим к достоинствам:
- Универсальность и простота. Легко использовать, можно применять во всех жизненных сферах;
- Не придётся долго настраивать. Достаточно потратить несколько минут на составление списка повседневных задач. Дополнительные инструменты также не нужны;
- Помогает быстро выявить правильную стратегию развития. По тайм-менеджменту матрица Эйзенхауэра буквально не имеет себе равных. Уже через несколько дней вы заметите, какие задачки занимают больше всего времени и сможете перераспределить дела;
- Приносит результат максимально быстро. О других достоинствах вы уже знаете из текста, приведённого выше.
Рассказали все, что знали о матрице Эйзенхауэра или как правильно расставить приоритеты. Если вы начнёте строго придерживаться приведённых принципов, увидите значительный рост эффективности очень скоро. Ещё рекомендуем метод помидора в тайм-менеджменте. Желаем успехов!
