Диаграмма Ганта – это не сложный математический термин, это эффективнейший способ визуализации и планирования, который можно использовать в рабочих и личных целях. Если вы любите красивые графики и хотите подкрепить свои знания в области тайм-менеджмента – попали по адресу!
Что это — узнаем подробнее
Вопросы личной продуктивности и эффективной рабочей деятельности давно волнуют как компании, так и отдельно взятых сотрудников, как начальников, так и фрилансеров. Особенно актуальным вопрос стал в эпоху пандемии, когда многие ушли работать в удалённый формат – отсюда новый всплеск интереса к созданию диаграммы Ганта.
Что нужно уметь, чтобы работать во фрилансе? Мы рассказали о навыках фрилансера.
Разумеется, она не теряла своей популярности и ранее – несмотря на то, что метод существует больше сотни лет. Впервые пример диаграммы Ганта был использован польским королем Каролем Адамецки еще в 1896 году, а в 1910 получил широкую известность благодаря Генри Ганту, американскому инженеру (по чьей фамилии и был назван). Ранее технология носила название гармонограммы.
По тем временам метод стал революционным – но сейчас планирование по диаграмме Ганта стало практически традиционным для хорошего менеджера проектов. Это действительно один из лучших способов визуализации и планирования для любого руководителя. Больше чем за сто лет не появилось методик, способных вычеркнуть этот инструмент из списка самых востребованных.
Посмотрите на простой пример проекта с диаграмма Ганта – на Хабре. Именно так выглядит итоговый результат визуализации списка дел и задач!
Легко понять, для чего нужна диаграмма Ганта – для визуализирования и управления проектами. Это основная задача, из которой можно вывести несколько подзадач:
- Вы сможете увидеть чёткую последовательность действий;
- Структурируете процесс выполнения задач;
- Разглядите общую картину дел и выделите мелкие, частные детали.
А если говорить простыми словами, для чего используется диаграмма Ганта? Она пригодится как в работе, так и в обычной жизни – можно работать с проектами или личными делами (например, планировать мероприятие). Этот способ идеально подходит тем, кто любит наглядность.
- Легкий контроль сроков и отсутствие срыва дедлайнов;
- Возможность просто и быстро презентовать проект;
- Повышение эффективности работы и снижение уровня стресса;
- Улучшение командной работы и достижение целей организации.
Даже если вы не пытались воспользоваться инструментом самостоятельно, точно видели, как выглядит диаграмма Ганта – метод настолько часто используется, что знаком практически каждому.
Схема состоит из блоков, расположенных на двух осях – горизонтальных и вертикальных.
- Вертикально отображаются задачи, из которых состоит проект;
- Что служит горизонтальной осью диаграммы Ганта – временная шкала проекта.
Начало горизонтальной линии – время, когда задача начала выполняться. А конец – это запланированное время окончания. Дела могут пересекаться или зависеть друг от друга, в таком случае они отмечаются связующей стрелкой.
Диаграмма Ганта показывает графическое отображение плана работ, что обеспечивает стопроцентный и эффективный контроль за отслеживанием прогресса выполняемых задач.
Технологии постройки
Главное о том, как составить диаграмму Ганта, вы уловили – нужны вертикальные и горизонтальные оси для размещения задач и временного прогресса. Но прежде чем переходить непосредственно к делу, нужно ответить на несколько вопросов и проверить несколько параметров:
- Определите аудиторию – то есть поймите, зачем вы работаете с графиком. Для презентации заказчику или будущего командного использования? Это очень важный этап, он позволяет определить наполнение шкалы, контрольные точки и стиль работы;
- Подумайте над задачами, которые будут отображены на шкале – можно размещать все, даже самые мелкие. Или добавлять только важные и крупные – составление диаграммы Ганта на ваше усмотрение;
- Теперь обдумайте сроки: временная шкала может быть построена по разному принципу. Некоторые добавляют спринты по неделям, другие расписывают каждый день … Решать только вам;
- Сразу добавьте дополнительную важную информацию, которая может пригодиться в процессе работы.
Диаграмма Ганта позволяет видеть весь проект целиком, охватить одним взглядом. Поэтому включать в график стоит задачи, действительно требующие внимания – подумайте над этим.
Будьте готовы к тому, что документ меняется постоянно: в зависимости от общего хода процесса. Часть работы выполняется, что отображается на графике – так вы можете следить за ходом проекта буквально в режиме реального времени. Только линейная диаграмма Ганта даёт такую степень вовлеченности и наглядного отслеживания сроков выполнения дел в соответствии с первоначальными сводками.
Недостатки метода
Выше мы много рассказывали о достоинствах такого метода планирования – это эффективный контроль, работа в режиме реального времени, крутая визуализация и многое другое. Вы уже знаете, с какой целью используется диаграмма Ганта и имеете общее представление о том, как ее строить. Нельзя не упомянуть о небольших недостатках метода, которые могут стать критическими для определенных людей или компаний.
- Отслеживать изменения в оффлайне очень трудно, потому что задачи постоянно выполняются, а сроки двигаются. Решить эту проблему поможет использование онлайн-инструментов;
- Сложные многоуровневые проекты тяжело воспринимаются – в таких случаях построение диаграммы Ганта должно быть интуитивно понятным. Можно попробовать разбить проект на отдельные подгруппы, поменять порядок выполнения задач… Нужны навыки грамотного менеджера!
- Не забывайте – создание и настройка требуют времени. Даже если вы работаете с диаграммами Ганта онлайн, придётся потратить определённый ресурс для внесения основных данных и выставления вех.
Полезный совет: лучше тщательно продумать все вопросы на этапе создание. Чем более детально будет проработан проект, тем легче работать в дальнейшем.
Здесь рассказали про известную программу Asana для совместной работы над проектами.
Пробуем сделать самостоятельно
Начинающие могут попробовать построить графики вручную на бумаге – это идеально подходит для первого и несложного проекта, в который не будут вноситься значительные изменения.
Как строить диаграмму Ганта вручную?
- По горизонтали разместите планируемые задачи;
- Вертикально расположите оси, означающие время начала выполнения и время окончания;
- Каждый горизонтальный прямоугольник, помещаемый между вертикальными осями, соответствует конкретному делу – а его длина означает длительность выполнения;
- Если между делами есть зависимость, нужно поставить стрелку, означающую порядок выполнения работ.
Для простейшего управление проектами с диаграммами Ганта понадобится только блокнот и ручка. Но это неидеальный способ, для личной и командной работы гораздо эффективнее составлять наглядные графики в режиме онлайн.
Очень многие пользуются Excel, чтобы создать диаграмму Ганта: мы опишем лишь самые основные шаги.
- Создайте табличку с задачами, датой начала и продолжительностью выполнения;
- Выделите диапазон со значениями (без названия столбцов) и найдите на верхней панели мастер диаграмм;
- Через меню «Вставка» выбираем линейчатую с накоплением;
- Для переворачивания вертикальной оси кликаем по ней и выбираем «Формат», затем на вкладке «Масштабирование» жмём «В обратном направлении»;
- Выводим даты в горизонталь – жмём, кликаем по «Формату…» и далее – «Масштабирование», снимаем галочки в строках «Максимум», «Минимум» и «Основной интервал»;
- В поле минимума ставим дату начала первой задачи, в поле максимума – дату окончания последней. Основной интервал выбираете самостоятельно;
- Открываем вкладку подпись на оси Y и ставим ориентацию текста на 90С.
Если вы не можете разобраться, как построить диаграмму Ганта, просто скачайте шаблоны – здесь
Многие предпочитают пользоваться специальными онлайн-инструментами, чтобы не составлять графики в Экселе. Вы можете найти массу готовых решений бесплатно или за небольшую сумму. Среди таких сервисов Ganttpro или Smartsheet, Comindware или OnlyOffice. Как делать диаграмму Ганта помогут разобраться видеоинструкции, разработанные для каждого инструмента.
Учтите, что в большинстве современных командных планировщиков также есть встроенная опция создания графиков.
Простым языком рассказали, как сделать диаграмму Ганта самостоятельно. Попробуйте составить график для одного несложного проекта и оцените, насколько удобным вам кажется этот метод планирования. Возможно, вы уже примкнули к рядам фанатов техники и теперь будете пользоваться ей постоянно?
