Таск-менеджер Asana для управления проектами

14 января, 2021
  8 минут чтения

Asana – достаточно известное приложение для совместной работы над проектами, которое точно пригодится на удаленке. Сервис был выпущен в 2011 году – с тех пор он обрел массу интересных и нужных функций, что вкупе с простым управлением делает его невероятно привлекательным.

Как работает менеджер

Программа по планированию Асана нужна для создания проектов и работы над ними в удобном режиме – составляйте планы, ставьте задачи, дополняйте полезной информацией и приступайте к реализации!

Вынуждены вас огорчить – Asana на русском пока не работает, приложение доступно только на английском языке. К сожалению, придется привыкнуть. Пользоваться сервисом можно в рамках браузера – также есть мобильная версия на Андроид и Айфон. скачать Asana можно через магазины Эпстор и Гугл Плей Маркет.

Программа адаптирована под работу любых пользователей – внутри вы найдете шаблоны и сценарии для разных сфер бизнеса, как и в аналогах Asana. В этот список включены такие категории:

  • Руководство
  • Продажи
  • Бизнес-процессы
  • Маркетинг
  • Дизайн
  • Продакт менеджмент
  • HR
  • IT
  • Разработка

Пусть таск менеджер Асана не русифицирован, вы все равно сможете разобраться, как в нем работать. Но сначала давайте познакомимся с особенностями сервиса, которые позволили ему заслужить такую популярность. Вы знаете, что Асаной пользуются крупнейшие фирмы – такие, как Avon, Vodafone, Re:Store, Mail.ru Group и многие другие.

Управление проектами Asana строится по нескольким разным принципам – вы можете выбрать наиболее приемлемый вариант самостоятельно.

  • Канбан-доски. Это проектное пространство, где вы размещаете колонки – например «Запланировано», «В процессе» и «Выполнено». Внутри каждой колонки есть задачи, которые можно перемещать и выполнять совместно
  • Списки. Привычные чек-листы позволяют формировать списки дел, отслеживать каждый шаг проектной работы и управлять сотрудниками
  • Временная шкала. Составляйте таймлайн, чтобы видеть взаимосвязь между задачами и отслеживать ход работы, даже когда меняются планы
  • Календарь. Проекты можно отсматривать в календаре, чтобы видеть загруженность и своевременно переносить события на нужные даты

Как организовать работу через таск менеджер Asana? В первую очередь, изучить основные этапы создания и развития каждого проекта – это пригодится персональным пользователям и командам.

  • Создавайте задачи и дополняйте их настраиваемыми подзадачами;
  • Визуализируйте важные контрольные точки проекта, чтобы делиться достижениями;
  • Назначение задачам ответственных лиц;
  • Группируйте дела по разделам – сортируйте, опираясь на собственную систему;
  • Указывайте сроки выполнения и даты начала;
  • Добавляйте дополнительные файлы из облачных хранилищ или с жесткого диска;
  • Синхронизируйте задачи между проектами.

В обзор Asana обязательно нужно включить упоминание такой функции – интеграция с другими приложениями. Вы можете быстро и эффективно связать менеджер с полезными сервисами типа Slack, Outlook, Jira, Zoom и другими (полный список есть тут.

Что это за программа Asana – разобрались. Дополним описание возможностей и расскажем о ценах, чтобы вы знали, к чему готовиться.

Тарифные планы

Приложение Асана может использовать каждый – обычный человек, маленький стартап или крупная компания, ведь функционала буквально «хватит на всех». Сначала определитесь с целями использования и количеством подключаемых человек – а потом выбирайте подходящий тариф.

Вам нужна Asana для личного планирования или несложных действий в маленькой команде – выбирайте бесплатный вариант. Ищете поддержку посерьезнее, побольше опций для крупного бизнеса? Есть платные аналоги! Расскажем про существующие тарифы прямо сейчас:

  • Basic. Абсолютно бесплатно
  • Premium. 10,99$ за пользователя в месяц при оплате сразу за год или 13,49$ в месяц за каждого при ежемесячном списании
  • Business. 24,99$ за человека при оплате за год и 30,49$ при ежемесячной оплате
  • Enterprise. Стоимость уточните по запросу в службу поддержки

Как видите, программа по планированию Асана может быть бесплатной – некоторым пользователям достаточно базовой части, платить за продвинутые функции ни к чему. Давайте посмотрим детализацию тарифных планов, чтобы определиться с наполнением и выбрать самое подходящее предложение.

Во все тарифы Asana включены такие возможности:

  • Неограниченное количество задач
  • Неограниченное количество проектов
  • Просмотр истории действий и активности
  • Хранилище файлов без ограничения (До 100 Мб на каждый документ)
  • Использование приложений для iOS и Android
  • Проекты-списки
  • Проекты-канбаны (доски)
  • Отображение задач в формате календаря
  • Обновления статуса проекта для информирования коллег
  • Интеграция с любимыми приложениями
  • Сертификация SOC 2 Type II

Если вы выбираете платное управление проектами Asana, можете дополнительно рассчитывать на определенный набор расширенных возможностей (предусмотрено для трех платных тарифных планов):

  • Установка зависимостей между задачами
  • Управление задачами на таймлайне по диаграмме Ганта
  • Создание пользовательских шаблонов
  • Отслеживание ключевых этапов проекта как Milestone
  • Стандартизация рабочих вопросов по формам
  • Настраиваемые поля – добавляйте к задачам важную информацию
  • Продвинутый поиск и создание отчетов по определенным критериям
  • Удобный счётчик и диаграмма сгорания задач для отслеживания эффективности хода проекта
  • Консоль администратора
  • Google SSO

Теперь несколько слов о внедрении Asana на двух продвинутых уровнях: Business и Enterprise. Эти варианты платной подписки включают в себя особенные возможности для ВИП-клиентов:

  • Создание запросов на согласование задач и документов
  • Комментарии на изображениях и документах
  • Портфели групп проектов для лучшей отчетности
  • Календарь нагрузки сотрудников
  • Ограничение редактирования настраиваемых полей

Некоторые специфические особенности типа настраиваемого лого есть только у владельцев энтерпрайз-версии, но о них можно узнать в личной беседе с представителем компании.

Нам описанных выше функций достаточно, чтобы понять, как работает таск менеджер Асана – согласитесь, пользователя ждет увлекательное заполнение задач и погружение в рабочий процесс.

Как работать

Приложение Asana не русифицировано – поэтому придется положиться на свои знания английского. Впрочем, интерфейс достаточно прост, базового уровня языка должно хватить для начала – с остальными опциями разберетесь в процессе.

Отметим, что регистрация производится с помощью электронного почтового адреса. После входа в систему нужно будет выбрать сферу работы (дизайн, маркетинг, ИТ…) и задать название команды. Программа Асана также может запускаться через учетную запись Google, просто заранее заведите почтовый ящик в системе – можно сделать тут

Потом вы сможете изменить фото профиля и имя (даже пароль) при необходимости. Иконка аккаунта наверху справа, перейдите в настройки и персонализируйте страницу.

Программа Асана достаточно проста в управлении. Начинаем с простейших базовых вещей – первым делом создадим проект.

  • Жмите на иконку «New Project»;

  • Перед вами появится страница выбора шаблона – вы можете воспользоваться готовой формой или создать свой новый документ;

  • Укажите название проекта, его тип (список, доска, временная шкала, календарь), приватность;

  • Добавьте разделы кнопкой «Add Section», чтобы впоследствии распределить по ним задачи;

  • Теперь кликайте «Add Task» и создавайте новую задачу – и не одну.

В меню создания задачи вы можете не только дать название и описание – здесь же можно настроить сроки выполнения, присвоить определенный подраздел. На верхней панели есть кнопки добавления файла, ссылки, создания подзадачи.

Вот и готов краткий ликбез о том, как пользоваться Asana! Давайте пройдемся по основному меню и посмотрим, какие еще контрольные точки интерфейса нужно освоить.

На панели слева вы увидите:

  • Домашнюю страницу (Home)
  • Список ваших задач (My Tasks)
  • Уведомления (Inbox)
  • Портфолио (Portfolios)
  • Доступ в избранное (Favorites)
  • Доступ к отчётам (Reports)
  • Ваши команды (Teams)

Есть еще и верхняя панель, где располагаются такие элементы:

 

  • Поиск «Search»  для быстрого мониторинга панелей, сотрудников, задач
  • «+» – иконка для быстрого создания задачи, проекта и так далее
  • Знак «?» – справочная информация
  • Иконка профиля – доступ к переключению между личным рабочим пространством и организацией и выставления персональных настроек

Вернемся к созданному ранее проекту и попробуем поработать с ним? Вы уже почти готовы начинать свой путь в Асане, осталось обучиться нескольким несложным действиям!

Открывайте нужный раздел – на верхней панели вы найдете все нужные кнопки:

  • Edit project details – смена названия/описания
  • Color – изменение цвета через палитру для дальнейшей фильтрации
  • Copy project link – копирование URL
  • Save layout as default – сохранение макета по умолчанию
  • Duplicate – дублирование
  • Import – добавление задачи через CSV, электронную почту, формы
  • Export/Print – экспорт проекта/задач
  • Archive – архивирование
  • Delete project – удаление
  • Иконка звездочки нужна для добавления в избранное
  • Значок «i» скрывает основную информацию

Управление проектами Asana в русской версии не найти – при этом в сети есть условные расширения для Гугл Хром, русифицированные частично. Пользоваться ими или нет – решать вам. Крупные компании могут подключаться к менеджеру через специального агента, который гарантирует русскоговорящую поддержку на всех этапах работы.

Вы узнали, что это за программа Asana – пора сделать свой выбор! Если наш обзор заинтересовал, скорее загружайте бесплатную версию и попробуйте создать собственный проект. Сервис действительно хорош и может удовлетворить нужды пользователей – приятный, удобный и очень функциональный.

Автор

Эдуард По

Специалист в сфере IT и фриланса

Вам может понравиться

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

121!!!!1638415927.0166