Как вести деловую переписку с коллегами, заказчиками, партнёрами? Это настоящее искусство, которому нужно учиться – отписаться парой фраз не получится, если вы хотите поддерживать респектабельность и положительный имидж компании.
Общие правила
Деловая переписка – это общение на корпоративном уровне, обсуждение рабочих вопросов. Это могут быть коллеги, руководство (подчинённые), заказчики, клиенты, партнёры – зависит от того, чем именно занимаетесь вы или ваша компания.
Основы деловой переписки предполагают соблюдение некоторых критериев – это дань вежливости, признак хорошего тона, демонстрация вашего уважения к собеседнику, соблюдение этикета.
К основным правилам можно отнести:
- Всегда обращайтесь на «Вы». Не существует ни одного случая, когда можно написать клиенту или деловому партнёру «Ты».
- Откажитесь от сложных и тяжеловесных конструкций. Краткость, лаконичность – наше все.
- Каждое письмо необходимо вычитывать, то есть, проверять на предмет ошибок, неточностей, опечаток.
- Информация, которую вы предоставляете адресату, должна быть проверена – недопустимы неточности, недомолвки, ошибки.
- Все должно быть чётко и ясно – так, чтобы после прочтения не оставалось никаких вопросов.
Полезный совет ведения деловой переписки – она предполагает решение важных задач и общение на определённые темы. Например, подведение итогов встречи, постановка задач, обсуждение коммерческого предложения и многое другое. Мелкие вопросы можно решать вне электронной почты (и тем более можно обойтись без бумажных носителей). Для обсуждения текущих вопросов лучше использовать мессенджеры, в том числе, и корпоративные.
Главная тема этого обзора – деловая переписка по электронной почте. Разумеется, до сих пор в ходу бумажные документы. Но основным инструментом общения по рабочим вопросам остаётся e-mail. Поэтому основы должны знать все!
Правила деловой переписки предполагают использование только корпоративного электронного ящика, никаких личных адресов. Письмо может составляться напрямую в почтовом ящике или отдельно, на корпоративном бланке, который потом загружается вложением.
Тема и адресат
Правильно выбрать и указать тему письма в деловой переписке очень важно! Пожалуйста, никогда не пренебрегайте этим вопросом и не оставляйте поле «Тема» пустым, это признак дурного тона и неуважения к коллегам/партнёрам.
Почему так важно указывать тему и как правильно ее сформулировать? Заполнять это поле нужно по нескольким причинам:
- Сразу обозначается вектор переписки – с первого взгляда понятен вопрос, который будет обсуждаться.
- Письмо с меньшей вероятностью попадёт в папку «Спам».
- Облегчается поиск по почтовому ящику – достаточно просто вбить ключевые слова в поисковую строку, чтобы увидеть нужную ветку обсуждения.
Примеры фраз в деловой переписке, подходящих для составления темы:
- Коммерческое предложение по канцтоварам
- Брифинг 22.07
- Приглашение на выставку «Мебель-2021»
- Правки по проекту «Карандашик»
Стандарты деловой переписки предполагают правильное указание адресата (адресатов). В поле «Кому» ставятся те, кто участвует в проекте, решает определённые задачи – в общем, максимально вовлечён в процесс и должен дать ответ на входящее.
Отдельно рассмотрим поле «Копия». Сюда ставят тех, кто не должен/не обязан отвечать на письмо, но должен быть в курсе текущего рабочего процесса. Например, руководителя. В поле «Копия» желательно ставить не более пяти адресатов.
Важно: при составлении письма вы увидите поле «Скрытая копия». Его лучше не использовать совсем, это противоречит этикету деловой переписки.
Приветствие
Когда указана тема и выбраны адресаты, приходит очередь составления письма. Разумеется, любой нормальный человек должен поздороваться, прежде чем перейти к сути дела! Как составляется приветствие в деловой переписке, каким оно должно быть?
Обязательно здоровайтесь – не стоит начинать обсуждение вопроса, не пожелав доброго дня. Никакого строгого шаблона не существует, можно написать «Здравствуйте», «Доброго времени суток», поздороваться иным способом.
Очень важно обратиться к адресату по имени – если ваш уровень общения это допускает. Или по имени-отчеству, если вы общаетесь более официально. Обращение по имени – норма вежливости.
Подходящие фразы для деловой переписки: «Игорь Иванович, добрый день», «Олег, здравствуйте», «Анна, здравствуйте».
Основной текст
Правила деловой переписки и оформления делового письма предполагают умение форматировать текст. Представьте, насколько трудно продираться сквозь сплошные предложения и пытаться вычленить нужную информацию?
Чтобы избежать негативного опыта, рекомендуется правильно использовать форматирование. Примеры деловой переписки, которую легко и приятно читать:
- Разделяйте текст на абзацы (ориентируйтесь по смыслу и простоте восприятия).
- Если вы добавляете ссылки, разместите их списком в конце письма, сопроводив нужными пояснительными комментариями.
- Если в письме есть вложение, об этом нужно написать отдельно – и так же пояснить, каким целям отвечает этот документ. Обязательно переименуйте файлы перед отправкой – название должно быть простым и понятным.
- Не злоупотребляйте выделением текста курсивом, подчёркиванием, разноцветными буквами – письмо должно выглядеть лаконично и спокойно. Разумеется, одну-две основные мысли выделить можно, но только в случае крайней необходимости.
Навыки деловой переписки также предполагают знакомство с основными правилами русского языка. Пишите грамотно, правильно расставляйте знаки препинания. Если у вас возникли сомнения в написании того или иного слова, проконсультируйтесь с другим человеком, обратитесь к словарю или поищите в интернете.
Теперь к первому предложению (абзацу) письма. Именно здесь должна быть сосредоточена вся суть вопроса! Шаблонных фраз для деловой переписки не существует, так как тема общения может быть разной. Например, если вы отправляете комментарии по проекту, так и пишите: «Ознакомились с вашим проектом, ниже предложения и замечания, которые возникли у нашей команды».
Если необходимо поставить временные рамки (например, когда вы хотите получить ответ), делайте это деликатно. Вежливо укажите на конкретный срок (час, день), но никогда не пишите «срочно жду», это понятие растяжимое.
Кстати! Правила деловой переписки предполагают ответ в течение нескольких часов, если не указано иное. Не стоит отправлять и отвечать на письма в нерабочее время. А еще помните о часовых поясах – в нашей стране их 11. У партнёров может быть ночь, когда у вас за окном светит солнце.
Окончание
Окончание письма в деловой переписке также играет большую роль – снова обратимся к правилам хорошего тона. Обязательно попрощайтесь: «До свидания», «Всего доброго», «С наилучшими пожеланиями».
В самом конце письма стоит разместить своеобразную визитку. Обычно в ней находится логотип организации, ваши контактные данные – имя, должность, адрес электронной почты и номера телефонов. Это упростит задачу обратной связи и покажет, насколько серьёзно компания подходит к своим обязанностям.
Если вы не уверены, что сразу смогли усвоить правила деловой переписки, посмотрите примеры писем в деловой переписке – это поможет выработать свой стиль! Сохраните нашу статью в закладки, чтобы всегда иметь под рукой полезные подсказки, шаблоны и советы.
