Как управлять коворкингом? Контролируйте процесс вручную, воспользуйтесь помощью специальных компаний или задействуйте программные решения / приложения: Andcards, Cobot, EasyWeek и другие. Ниже рассмотрим особенности такой деятельности, разберем нюансы и сложности управления. Отдельно выделим лучшие программные продукты / приложения, позволяющие автоматизировать процесс.
Как устроен коворкинг
Для эффективного управления коворкингом необходимо понимать принципы его построения. Суть бизнеса состоит в предоставлении всем желающим временного / постоянного места для работы, творческого развития, обучения и т. д. В такие центры приходят люди, которые хотят освободиться от офисной рутины и получить дружескую обстановку. В одном помещении могут работать и развиваться представители самых разных профессий: программисты, копирайтеры, СММ-специалисты, переводчики, менеджеры по удаленной работе и т. д.
Перед тем как управлять центром коворкинга, его создатели организуют помещение и предусматривают в нем все необходимое для работы / проведения досуга. Пространство необходимо разделить на несколько отдельных зон. При этом в рабочей части должна быть оргтехника, необходимая для выполнения задач: ПК / ноутбук, сканер, принтер и т. д.
При желании можно создать и управлять разными видами центров коворкинга. Они могут иметь вид обычного / производственного офиса, переговорной, творческой мастерской, помещения для кулинарных изысков, учебного / детского центра или антикафе. Такие помещения могут предназначаться для представителей определенной национальности, для женщин / мужчин, работников одной / разных специальностей.
Система управления коворкингами подразумевает получение прибыли из нескольких источников:
- аренда рабочего пространства клиентом;
- сдача объекта для проведения деловых встреч, конференций, лекций, собраний;
- обучение специалистов разных направлений;
- платное питание для участников;
- получение процентов от мероприятий, которые проводятся на территории коворкинг-центр.
При желании грамотно управлять подобным заведением важно определиться с ценовой политикой. Здесь многое зависит от ряда факторов — регион, расположение, набор необходимого оборудования, срок аренды, наличие плавающего / фиксированного места.
Как управлять
Эксперты сходятся во мнении, что коворкинг нельзя назвать доходным бизнесом. Для получения реальной прибыли необходимо правильность управлять такой деятельности, а для этого необходимо следовать ряду простых рекомендаций:
- Работа по отработанным бизнес-процессам, которые уже показали свою эффективность.
- Проведение общих закупок. Важно управлять процессом покупки разных комплектующих для организации бизнеса. Это касается не только оргтехники и ПК / ноутбуков, но и ряда мелочей — туалетной бумаги, чая, кофе и т. д.
- Организация персоналом. Не менее важный момент — способность грамотно управлять людьми, которые имеются в распоряжении. От слаженности и профессионализма коллектива зависит успех всего дела. Вам может потребоваться технический эксперт для решения проблем с доступом / настройкой Вай-Фай, менеджер приемной / коворкинг-пространства / сообщества, маркетолог и т. д. Рекомендуется нанять администратора, который будет управлять персоналом.
- Контроль бухгалтерии / налогообложения. Во избежание проблем с контролирующими органами необходимо работать по единым стандартам / механизмам. Управлять этими процессами можно самостоятельно или же поручить специальным организациям / компаниям.
- Используйте специальные инструменты. Для достижения необходимой эффективности важно использовать разные программы для коворкинга. Они позволяют грамотно управлять рабочим пространством, автоматизировать административные задачи, контролировать мероприятия, организовать поддержку клиентов и т. д. Ниже подробно рассмотрим лучшие приложения / сервисы, позволяющие извлекать из такой деятельности максимальную прибыль.
- Рекламируйте бизнеса. Для продвижения выбранного направления необходимо постоянно размещать рекламу и привлекать новых клиентов.
Управлять коворкингом можно самостоятельно с помощью специальных приложений / программ или использовать для этого помощью специальных компаний. Второй вариант имеет недостаток в виде дополнительных расходов, но часто выбирается занятными предпринимателями.
Какие программы/приложения потребуются
Для упрощения процесса важно использовать специальное приложение для коворкинга или специальные программные решения. Рассмотрим несколько популярных вариантов:
- Andcards (andcards.com). Удобное программное решение, позволяющее клиентам самостоятельно бронировать рабочие места / переговорные и тем самым сэкономить время. Здесь объединяются все дополнительные сервисы, а именно лента сообщества, события, посетители, мобильные приложения и т. д. Здесь можно все объединить в общую платформу и управлять процессом. Стоимость стандартного пакета составляет 133 доллара в месяц.
- Easy Week (easyweek.ru). Система автоматизации онлайн-записи, позволяющая бронировать место самостоятельно в режиме 24/7. Дополнительно доступен календарь / журнал, клиентская база, онлайн веб-страница, установка социальных медиа. Также доступна статистика / аналитика, оповещения и управления филиалами. Предусмотрен расчет зарплаты, система лояльности, учет товара и мобильные приложения.
- Cobot (cobot.me). Одно из ведущих программных обеспечений, предназначенное для управления коворкинг пространством. Программа избавляет от необходимости создания таблиц и помогает управлять процессом. После подключения доступна бесплатная поддержка, 30-дневная бесплатная версия, автоматические платежи, поддержка нескольких местоположений и т. д. Стоимость от 59 долларов в месяц в зависимости от функционала.
- Officernd (officernd.com). Приложение помогает управлять пространством и организовать работу коворкинга. Программа позволяет полностью автоматизировать платежи и биллинг, повысить операционную эффективность / качество обслуживания, получить доступ к полной аналитике. Стоимость составляет 119 долларов для 100 резидентов.
Существуют и другие приложения коворкинга, позволяющие грамотно управлять процессом и получать максимальную прибыль. В комментариях поделитесь своим опытом управления таким видом бизнеса.
